Adieu Amtsstube!
Bürowelten der Zukunft

New Work und moderne Bürowelten halten nach und nach auch in den öffentlichen Verwaltungen Einzug. Damit sollen Wohlbefinden, Zusammenhalt am Arbeitsplatz und die Arbeitsqualität steigen.

Im Münchner IT-Rathaus im Stadtteil Moosach, in dem auf 37.200 Quadratmetern ein Großteil der städtischen Informations- und Telekommunikationstechnik gebündelt wird, beginnt der Arbeitstag seit einiger Zeit mit einer grauen Filztasche. Von der vermeintlich langweiligen Farbe sollte man sich nicht täuschen lassen – denn tatsächlich steht sie für einen alles andere als eintönigen Büroalltag. Wenn die Mitarbeitenden die Filztasche mit ihrer persönlichen Tastatur und Maus aus ihrem Spind abgeholt haben, haben sie nämlich die Wahl aus einem bunten Strauß von Optionen und können sich genau den Arbeitsplatz auszusuchen, der hier und jetzt gerade am besten zu ihren Aufgaben und Zielen passt.

Das Münchner IT-Rathaus ist nach einem sog „Multispace“-Konzept gestaltet. Es gibt dort unterschiedlich gestaltete Räume, die jeweils verschiedene Aktivitäten optimal fördern sollen: in gedämpften Farben eingerichtet Räume, die für das konzentrierte Einzelarbeiten vorgesehen sind, andere mit lebhafteren Farben und Materialien, die sich für Teamarbeit anbieten und gemütliche, offene Bereiche wie Kaffeeküchen und eine Lounge, die zum Entspannen, informellen Gesprächen und Austausch einladen.

Was im IT-Rathaus bereits seit 2021 erprobt wird, soll möglicherweise so oder ähnlich in den nächsten Jahren an vielen Stellen der Münchner Kommunalverwaltung – und längst nicht nur dort – umgesetzt werden. Ob in Wirtschaft oder Verwaltung: Überall, wo an Schreibtischen und Computern gearbeitet wird, geht es derzeit darum, in einer sich durch Digitalisierung und Flexibilisierung rasch wandelnden Arbeitswelt zukunftsfähige und attraktive Arbeitsplätze zu schaffen, um so die besten Mitarbeitenden zu gewinnen, zu motivieren und zu befähigen, jeden Tag möglichst produktiv auf ihrem Aufgabenfeld tätig zu sein.

Das Beste aus der Homeoffice- und der Präsenzwelt verbinden

„New Work“ nennt sich der Trend, der verspricht, die Vorteile des Homeoffice, vor allem das ungestörte Arbeiten und die gute Work-Life-Balance, mit den sozialen Begegnungsmöglichkeiten der Büroarbeit sowie weniger Hierarchie und mehr Zusammenarbeit bestmöglich zu verbinden.

Homeoffice hat sich in der Bürowelt während der Corona-Pandemie bewährt und etabliert. Für Nachwuchskräfte ist die Möglichkeit, zumindest teilweise von selbstgewählten Orten zu arbeiten, heute ein Schlüsselkriterium bei der Arbeitsplatzwahl. Das können auch kommunale Arbeitgeber nicht ignorieren, zumal auch in der öffentlichen Verwaltung während des Lockdowns bereits mehr als 70 Prozent der Angestellten ausschließlich aus dem Homeoffice tätig waren. Auch heute noch sind laut einer aktuellen Umfrage von PricewaterhouseCoopers 80 Prozent der Büromitarbeitenden in Deutschland teilweise im Homeoffice, 48 Prozent mindestens an zwei Tagen die Woche.

Als Folge davon sind aktuell mehr als 50 Prozent der Büroflächen in Deutschland ungenutzt. Ein gigantisches Raumpotential, das viele Unternehmen und Verwaltungen nutzen möchten, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und durch neue Angebote die Freude am gemeinsamen Arbeiten zu steigern.  93 Prozent der Unternehmen in Deutschland planen laut PricewaterhouseCoopers auf jeden Fall derzeit, ihre Büroflächen zu modernisieren oder tun dies bereits!

„Durch Homeoffice und das gemeinsame Nutzen neuer digitaler Tools ist auch in der öffentlichen Verwaltung vielerorts längst eine neue Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation entstanden“, erläutert Jørn Rings vom Beratungsunternehmen NEU. „Auch wenn eine wichtige Voraussetzung – die digitale Akte – noch nicht überall der Alltag ist.“ Seine Firma, in der Kommunikationsprofis und Architekten eng zusammenarbeiten, hat sich auf die Entwicklung neuer Arbeitsumgebungen spezialisiert und bereits einige kommunale Verwaltungen in Richtung „New Work“ begleitet. „Gerade haben wir in der Stadt Düren die tolle Chance, sämtliche Bestandsarbeitsplätze und einen ganzen Rathaus-Neubau entsprechend den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu planen“ berichtet er, „aber das ist natürlich nicht die Regel“.

Sinnlich-haptischer Kontrast zur Bildschirmwelt

Oft seien bereits sanfte Umgestaltungen des Bestandes mit ein paar Wandverschiebungen sehr wirksam, um mehr Wohlbefinden in den Büroalltag zu bringen, mehr Produktivität zu ermöglichen und zeitgemäße Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. „Wichtig sind ausreichend Begegnungs- und Rückzugsmöglichkeiten sowie Räume, die die Selbstfürsorge ermöglichen, die wir im Homeoffice gelernt haben. Hier bieten sich insbesondere haptisch-sinnliche Erfahrungen an, die durch ihren Kontrast zur Bildschirmwelt schnelle und intensive Inspirations- und Erholungsmomente ermöglichen.“ Für den TÜV Rheinland entwarfen die Planer von NEU zum Beispiel einen Waldraum, in dem man durch Bäume wandeln und Holz anfassen kann – und in dem es nach frisch gemähtem Gras duftet.

Wichtiger als konkrete Gestaltungselemente seien jedoch die partizipativen Prozesse selbst.

Es geht nicht darum, alles, was man neu machen kann, zu machen, sondern die Dinge zu verwirklichen, die den Beschäftigten wichtig sind.

„Das gelingt, wenn man die Mitarbeitenden von Anfang an mit in die Planung einbezieht“ erklärt Rings. „Das ist bei uns immer ein umfangreicher Workshop-Weg, indem wir dafür sorgen, dass sich alle darüber klar werden, was sie wirklich brauchen, um mit Freude einen guten Job machen zu können.“

 Knackpunkt Desksharing

Auch wenn moderne Arbeits- und Bürowelten viele neue Möglichkeiten bieten, können sie auch einen gewissen Verlust mit sich bringen. Um die Ausnutzung der Büroarbeitsplätze zu verbessern, hat inzwischen etwa die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland FlexDesks oder Desk Sharing eingeführt. Laut Umfragen ist das Tische-Teilen jedoch nur für zwei von drei Befragten eine gute Option. „Es gibt einfach Menschen, die brauchen nach wie vor ihr persönliches Nest im Büro. Für andere genügt es, wenn sie immer innerhalb einer übersichtlichen Gruppe die Tische teilen und eine Art Bürofamilie bilden“, gibt Rings zu bedenken. Das sollten wir auf jeden Fall respektieren, denn: „Vertrauen und Wohlbefinden am Arbeitsplatz sind nun einmal die Grundlage, um produktiv arbeiten zu können. Das sollte man immer berücksichtigen und nicht versuchen, New Work einfach von oben durchzudrücken.“