Meeting, Meeting, Meeting – wieviel Abstimmung ist eigentlich noch effizient?

Teambesprechung, Zoom-Call, Abteilungskonferenz: Seit Jahren steigt der Zeitanteil, den Absprachen von unserer Arbeitswoche beanspruchen. Bleibt da noch genug Zeit für die eigentliche Arbeit?

Erfasst Sie auch manchmal bereits beim Blick in den Terminkalender ein Gefühl der Lähmung? Vielleicht, weil an jedem der fünf Arbeitstage mehrere Besprechungen anstehen? Man ahnt es schon: Die eigentliche Arbeit, ob Monatsabschluss, Konzept oder neue Präsentation, muss wohl auch diese Woche wieder zwischen zwei Terminen erledigen werden, im schlimmsten Fall nach Feierabend.

Statt zu arbeiten, verbringen wir heute viele Stunden damit, über unsere Arbeit zu sprechen

Meetings gehören heute mehr denn je zu unserem Arbeitsalltag. Sie strukturieren ihn, aber sie unterbrechen ihn auch – und reduzieren die Zeitfenster der konzentrierten Fokusarbeit. Sie sind dabei Teil einer Armada moderner Ablenkungen, wie Microsoft sie für stark digital beanspruchte Nutzer errechnet hat: Gemeinsam mit E-Mails, Chats, Anrufen und Systemmeldungen ergibt sich statistisch laut einer Mikrosoftstudie von 2025 etwa alle zwei Minuten ein Impuls, die Arbeit zu unterbrechen. Die Hälfte der Meetings fällt zudem in den Vormittag und den frühen Nachmittag – und damit genau in jene Stunden, in denen viele besonders konzentriert arbeiten könnten. Betonung liegt auf: könnten. Denn statt zu arbeiten, verbringen wir heute viele Stunden Arbeitszeit damit, über unsere Arbeit zu sprechen.

 

 

Meetingkultur in Deutschland

 

Quelle: Universität Hamburg

 

Zeitfresser Besprechungen

Schon in den Jahren vor Zoom und Teams klagten Büroangestellte über den „Konferenzwahn“.  Zwischen Februar 2020 und Februar 2021 stieg dann laut dem „Microsoft Work-Trend-Index“ die weltweit in Teams-Meetings verbrachte Zeit auf das Zweieinhalbfache. Der Satz „Lass uns eben mal teamsen“ entfalte schon bald für viele eine fast bedrohliche Bedeutung. Denn ein durchschnittliches Meeting konnte nicht nur überall stattfinden, es dauerte inzwischen 45 statt zuvor 35 Minuten.

Heute verbringen Beschäftigte in der Wissensgesellschaft nach Angaben der Universität Hamburg durchschnittlich rund sechs Stunden pro Woche in Meetings. Dass nicht jeder dieser Termine als reine Bereicherung empfunden wird, zeigt auch eine Slack-Befragung von 2023. Nur 53,4 Prozent der Befragten hielten Meetings für eine gute Nutzung ihrer Arbeitszeit. 36,5 Prozent stuften sie als unnötig ein.

Es wurde schon alles gesagt – nur noch nicht von allen

Auch wenn schlechte Meetings inhaltlich oft den Spirit unendlicher Wiederholungsschleifen haben, bleiben Besprechungen ein wesentliches Element der Zusammenarbeit. Wir brauchen sie, um Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu verteilen. Doch selbst gut strukturierte Besprechungen werden zum Problem, wenn sie sich lückenlos aneinanderreihen.

Besonders Videokonferenzen verlangen dem Gehirn einiges ab. Im Besprechungsraum lesen wir Mimik, Körperhaltung, Blickrichtung oder kleine Gesten meist nebenbei. Auf dem Bildschirm fehlen manche dieser Signale, andere sind schwerer zu deuten. Oder das Bild friert ein. Oft blicken uns mehrere Gesichter gleichzeitig frontal an – und in einer kleinen Kachel beobachten wir uns dabei auch noch selbst. Forscher der Universität Stanford sprechen von einer erhöhten „nonverbalen Belastung“ oder auch „Zoom Fatigue“. Das Gehirn muss mehr Arbeit leisten, um soziale Signale zu senden und richtig einzuordnen. Das alles strengt zusätzlich an und ermüdet.

Kalendereintrag: Konferenz-Diät

Was also tun? Ein guter Ansatz sind strukturierte Meetings mit klaren Ergebnissen, besprechungsfreie Tage oder zumindest feste meetingfreie Zeitfenster. Um der Gefahr von Meeting-Marathons zu begegnen, hilft am besten die konsequente Konferenz-Diät. Denn nicht jede Besprechung, die im Kalender landet, ist für die eigene Arbeit relevant. Ein gutes Kriterium könnte sein: Muss oder kann ich hier tatsächlich etwas entscheiden, beitragen oder erfahren?  Wie wär’s: Stattdessen zwei ungestörte Stunden am Vormittag, ein langer Nachmittag ohne Termine? Endlich mal ohne alle Ablenkungen richtig gut mit den eigenen Aufgaben vorankommen. Und danach geht’s natürlich gut gelaunt ins nächste Meeting.